“Giấy hóa” thay vì “số hóa” – một nghịch lý cốt lõi và là một trong những rào cản lớn nhất trong quá trình chuyển đổi số của quân đội nói chung và Quân chủng Hải quân nói riêng. Mặc dù chủ trương chiến lược là “số hóa”, thực tế tại một số cơ quan, đơn vị lại cho thấy xu hướng “giấy hóa” và thậm chí là “viết tay phổ cập”. Đây không chỉ là một biểu hiện của sự chậm chạp mà còn là một triệu chứng của những vấn đề sâu xa hơn về tư duy, tổ chức và nhận thức.
Dựa trên các phân tích, có thể lý giải thực trạng này qua các nguyên nhân chính sau:
Rào cản về nhận thức và tư duy của cán bộ chỉ huy
Đây được xem là rào cản lớn nhất. Tạp chí Quốc phòng Toàn dân và các báo cáo thực tiễn tại Quân chủng Hải quân đều thẳng thắn thừa nhận rằng “nhận thức của cấp ủy, chỉ huy một số cơ quan, đơn vị về… chuyển đổi số chưa sâu, chưa toàn diện”.
Thiếu quyết tâm chính trị ở cấp cơ sở: Khi người chỉ huy không nhận thức đầy đủ tầm quan trọng chiến lược của chuyển đổi số, họ sẽ không có sự chỉ đạo quyết liệt để thay đổi quy trình làm việc. Việc chuyển đổi từ phương thức làm việc thủ công sang môi trường điện tử bị xem là một nhiệm vụ phụ, thay vì là một yêu cầu bắt buộc để nâng cao hiệu quả và sức mạnh chiến đấu.
Tâm lý ngại thay đổi do kém hiểu biết: Nhiều cán bộ đã quen thuộc và cảm thấy an toàn với quy trình giấy tờ truyền thống. Việc áp dụng công nghệ mới đòi hỏi phải học hỏi, thích ứng và thay đổi thói quen, dẫn đến tâm lý “ngại áp dụng các giải pháp và quy trình mới”. Do lười học tập, hoặc tự học không có hiệu quả họ né tránh chuyển đổi số, hay dọa nạt cấp dưới về an toàn, an ninh nọ kia.
Sức ì của thói quen và quy trình công tác
Chuyển đổi số không chỉ là mua sắm thiết bị mà là thay đổi toàn bộ phương thức làm việc, và “khó khăn lớn nhất của chuyển đổi số là thay đổi thói quen”.
Sự tồn tại song song của hai hệ thống: Một trong những nguyên nhân chính dẫn đến “giấy hóa” là khi hệ thống văn bản điện tử và hệ thống văn bản giấy tồn tại song song. Thay vì loại bỏ hoàn toàn quy trình cũ, nhiều cơ quan, đơn vị yêu cầu cán bộ, chiến sĩ phải viết tay, in giấy nhiều loại văn bản giấy tờ, thậm chí thực hiện công việc trên cả hai nền tảng: vừa soạn thảo, trình ký trên phần mềm, vừa phải in ra văn bản giấy để lưu trữ hoặc trình ký “cho chắc”. Điều này không những không giảm tải công việc mà còn làm tăng gấp đôi gánh nặng hành chính, tạo ra sự mệt mỏi và phản kháng ngầm đối với quá trình số hóa.
Sự lúng túng trong áp dụng cái mới: Việc chuyển đổi từ thói quen thủ công sang môi trường điện tử vẫn còn “nhiều khó khăn, lúng túng” ở một số cơ quan, đơn vị. Khi gặp trục trặc về kỹ thuật hoặc chưa thành thạo, xu hướng tự nhiên là quay trở lại với phương pháp viết tay hoặc in giấy vốn đã quen thuộc.
Hậu quả: Lãng phí và cản trở mục tiêu chuyển đổi số chiến lược của Đảng và Nhà nước
Tình trạng “viết tay phổ cập” và “giấy hóa” không chỉ đi ngược lại mục tiêu chuyển đổi số mà còn gây ra những lãng phí nghiêm trọng, đúng như Chủ tịch Hồ Chí Minh từng chỉ rõ về lãng phí thời gian, lãng phí lao động, lãng phí tiền của, nguồn lực trong nhân dân.
Lãng phí thời gian và nhân lực: Thay vì xử lý văn bản nhanh chóng trên môi trường mạng với chữ ký số đã được quy định có giá trị pháp lý, việc phải chép tay hoặc in ấn, đi lại trình ký thủ công làm tiêu tốn rất nhiều thời gian và công sức của bộ đội, vốn nên được dành cho sáng tạo, huấn luyện và sẵn sàng chiến đấu.
Lãng phí vật tư: Chi phí cho giấy, mực in, thiết bị văn phòng và lưu trữ hồ sơ giấy là một khoản không hề nhỏ, đi ngược lại chủ trương thực hành tiết kiệm trong toàn quân. Nhiều bản viết tay, kể cả trên các bản in mẫu lạc hậu không đủ khoảng trống, hướng dẫn rối rắm, người kê khai điền nội dung lúng túng, làm đi làm lại, in đi in lại vừa tốn thì giờ, nguồn lực lại gây căng thẳng, sách nhiễu. Trong thời đại số, có khi bản thân các mẫu in sẵn từ trước – đã không còn thích ứng nữa.
Làm xói mòn mục tiêu chuyển đổi số: Khi các quy trình thủ công vẫn là “vua”, dữ liệu không được số hóa một cách đồng bộ. Điều này ngăn cản việc hình thành các cơ sở dữ liệu lớn, khiến việc phân tích, tổng hợp, báo cáo và ra quyết định dựa trên dữ liệu theo thời gian thực trở nên bất khả thi. Về lâu dài, nó làm chậm quá trình hiện đại hóa quân đội và khả năng đáp ứng yêu cầu của chiến tranh công nghệ cao.
Tóm lại, hiện tượng “giấy hóa” và “viết tay” trong các đơn vị Hải quân là một vấn đề phức tạp, bắt nguồn không chỉ từ rào cản, sức ì của thói quen tổ chức mà gốc rễ là từ nhận thức của người lãnh đạo. Để giải quyết triệt để, cần có sự chỉ đạo quyết liệt từ cấp cao nhất, từ người đứng đầu, yêu cầu các cơ quan, đơn vị thuộc quyền phải loại bỏ hoàn toàn các quy trình giấy tờ song song, bắt buộc thực hiện 100% công việc trên môi trường số, và xem kết quả chuyển đổi số là một tiêu chí cốt lõi để đánh giá năng lực chỉ huy và mức độ hoàn thành nhiệm vụ của đơn vị./.
